Die E-Rechnung für Unternehmen ab dem 1.1.2025
In Deutschland wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zukünftig verpflichtend.
Diese Änderung ist Teil des sog. Wachstumschancengesetzes, welches am 22.3.2024 die letzte parlamentarische Hürde genommen hat.
In diesem Artikel, der zuerst im Mai 2024 in unseren Mandanten-News des Ernst Röbke Verlags erschienen ist, erfahren Sie die wichtigsten Infos zum Thema und nützliche Links wie die Plattform von DATEV.
Das Wichtigste in Kürze
Eckdaten zur E-Rechnung
- Ist ein genormtes, maschinenlesbares Rechnungs-Format zur automatischen Verarbeitung.
- Verpflichtend für Unternehmen in Deutschland.
- Sie müssen zu Empfang und Versand fähig sein.
- Einführung ist am 1. Januar 2025.
- PDFs gelten ab dann nicht mehr als elektronische Rechnungen.
- Es gibt bis 2027 Ausnahmeregelungen, s. unten.
- Im Zweifel: steuerlich beraten lassen!
Wer und was ist betroffen?
Betroffen sind Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Die Ansässigkeit wird definiert durch Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland.
Bei der inländischen Betriebsstätte eines ausländischen Unternehmens muss im Inland ein Teil der Umsätze von der Betriebsstätte aus realisiert werden. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, steuerlichen Rat einzuholen.
Unsere Empfehlung: Die Plattform zur E-Rechnung von DATEV
Wir möchten Ihnen schon jetzt ans Herz legen, sich kostenlos bei der E-Rechnungsplattform von DATEV anzumelden, damit Sie Ihren Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung sicher gestalten können. Die Plattform bietet nicht nur umfassende Informationen zur Thematik. Sie können hier E-Rechnungen lesbar machen und auch direkt an die Daten Unternehmen Online Plattform für die Buchhaltung weiterleiten.
Die technischen Details
Eine E-Rechnung ist eine in einem speziellen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss einer EU-Norm entsprechen.
Ausnahmen für bestimmte Formate können gemacht werden, sofern die erforderlichen Angaben in maschinenlesbarer Form vorliegen.
Welche Formate sind zulässig?
Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise:
- XRechnung als rein maschinenlesbares Format.
- ZUGFeRD als hybrides Format, welches eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer für das. menschliche Auge lesbaren PDF-Rechnung darstellt
- Das teilweise bereits von Unternehmen genutzte EDI-Verfahren bleibt zulässig, könnte jedoch künftig Anpassungen erfordern.
Achtung: Eine reine PDF-Rechnung ist ab 1.1.2025 keine elektronische Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Pflichten für Unternehmen
Sämtliche Unternehmen ohne Ausnahme müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Nach derzeitigem Kenntnisstand betrifft dies z.B. auch Vermieter, Ärzte und PV-Anlagenbetreiber. Es sind noch nicht sämtliche Einzelfragen geklärt, evtl. gibt es noch einen weiteren Zeitaufschub. Es wird noch eine Klarstellung des Bundesfinanzministeriums (BMF) erwartet.
Ebenfalls ist der Versand von E-Rechnungen grundsätzlich für sämtliche Unternehmen verpflichtend.
Übergangsregelungen für den Versand
Ebenfalls ist der Versand von E-Rechnungen grundsätzlich für sämtliche Unternehmen verpflichtend. Hierbei gibt es Übergangsregelungen, die wie folgt aussehen:
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz > 800.000 € im B2B-Bereich müssen ab 1.1.2027 E-Rechnungen versenden. Bis 31.12.2026 dürfen es noch „sonstige Rechnungen“ sein, z.B. Papierrechnung, PDF-Rechnung.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz < 800.000 € im B2B-Bereich dürfen bis 31.12.2027 noch „sonstige Rechnungen“ versenden.
- Ab 1.1.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen auch versenden können.
Wer zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2027 noch keine E-Rechnung nutzt, aber ein anderes digitales Format wie z.B. die Rechnung im PDF-Format versendet, benötigt die Zustimmung des Empfängers.
Ausnahmen von der Pflicht
Keine E-Rechnungspflicht gibt es im B2B-Bereich grundsätzlich für nicht steuerbare oder steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise. Für das Privatkundengeschäft (B2C) ist derzeit keine E-Rechnungspflicht geplant.
Achtung, Strafen drohen! Lassen Sie sich beraten.
Wer seiner Verpflichtung zur Teilnahme am E-Rechnungsverkehr nicht wie vorgeschrieben oder zu spät nachkommt, riskiert unter Umständen steuerliche Nachteile und auch Bußgelder von bis zu 5.000 €.
Wenn Sie Fragen haben oder Beratung bei der Umsetzung bzw. Umstellung benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden.